На сьогодні найбільш поширеним способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є  проставлення апостиля, запровадженого Гаазькою Конвенцією від 1961 року.

У 1961 році в Гаазі (Нідерланди) була підписана Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, до  якої приєдналися більше ніж 90 країн (Австрія, Сполучене Королівство Великобританії та Північної Ірландії, Данія, Італія, Іспанія, Греція, Німеччина, Португалія, Південна Корея, США, Франція, Швейцарія, Швеція та ін.).

Апостиль  – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що  надходять від  держав-учасниць Конвенції. Він засвідчує справжність підпису особи під документом і  автентичність відбитка печатки або  штампа, якими скріплено відповідний документ.

Статтями 2, 3 Конвенції встановлено, що кожна з Договірних держав звільняє від  легалізації документи, на  які  поширюється ця Конвенція і  які  мають бути представлені на  її  території.

Згідно з  положеннями Конвенції, документ, на  якому проставлено апостиль, не  потребує ніякого додаткового оформлення чи засвідчення і може бути використаний в  будь-якій іншій державі-учасниці Конвенції.

Відповідно до статті 6 зазначеної Конвенції, кожна Договірна держава призначає, вказуючи їхні офіційні функції, ті органи, яким надаються повноваження на  проставлення апостиля, згаданого в  частині першій статті 3. Вона повідомляє про  таке призначення Міністерство закордонних справ Нідерландів під час передачі на зберігання свого документа про ратифікацію чи приєднання або заяви про поширення дії цієї Конвенції.

На виконання вимог статті 6 Конвенції постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 р. № 61 повноваження на  проставлення апостиля на  документах, виданих на території України, надано таким компетентним органам: Міністерству освіти і науки України,  Міністерству юстиції України та Міністерству закордонних справ України.

Регулювання порядку проставлення спеціального штампа “Apostille” на офіційних документах, як були складені на території України затверджені наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України та Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав» від 05 грудня 2003 року № 237/803/151/5, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 року за № 1151/8472.

Апостиль проставляється виключно на документах які виходять від органів судової влади України, органів прокуратури України та органів юстиції, на адміністративних документах, на документах про освіту та вчені звання, документах оформлених державними і приватними нотаріусами, на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.

Ці правила не поширюються на документи які видані закордонними дипломатичними установами України, адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Штамп “Apostille” не проставляється на оригіналах паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи; оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування. Наведені вище перелік документів, можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку.

Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.

Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) засвідчених у встановленому порядку на території України.

Апостиль у  Міністерстві юстиції проставляється на  вимогу особи, яка підписала документ, або  будь-якого пред’явника документа. Заповнений належним чином апостиль засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичність відбитка печатки або штампа, якими скріплено документ. Підпис, відбиток печатки або штампа на апостилі не потребують ніякого засвідчення.

Для проставлення апостиля необхідно подати:

оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;

документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку;

заяву від особи, яка подає такі документи.

У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо документ призначається для  використання в  країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до ст. 12 Конвенції (до таких документів застосовується процедура консульської легалізації); текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження; документ написаний чи  підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв’язку; у документі є незастережені виправлення або дописки; до  повноважень компетентного органу не  входить проставлення апостиля на  цьому документі; компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/ або штампів.

В Україні нотаріуси офіційно отримали повноваження на проставлення апостиля в документах.

Відповідні зміни стали можливими завдяки тому, що набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 27 лютого 2020 року № 702/5 «Про внесення змін до Порядку проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України».

Враховуючи, що значну кількість документів, які подаються для проставлення апостиля, складають саме документи, оформлені нотаріусами, залучення нотаріусів до участі у процедурах проставлення апостиля значно спростить вказану послугу та зробить її більш зручною для громадян.